OpenBoxes – Gestion open source de la chaîne d’approvisionnement pour la santé mondiale

L’un des défis les plus complexes auxquels sont confrontés les systèmes de santé dans les contextes à ressources limitées et dans les zones isolées est la rupture de stock de médicaments et de fournitures essentielles. Ces ruptures de stock entraînent régulièrement des blessures, voire des décès chez les patients, et restent malheureusement fréquentes. Partners In Health s’est engagé à réduire de manière significative les ruptures de stock dans l’ensemble des établissements qu’il soutient, et OpenBoxes constitue un outil clé pour atteindre cet objectif. Les ruptures de stock résultent de multiples facteurs, dont certains échappent au contrôle des organisations de santé. Il est toutefois possible de collecter des données précises sur les besoins en approvisionnement de chaque établissement et d’utiliser ces données pour acquérir des quantités suffisantes de produits afin de répondre aux besoins des populations. Dans de nombreux contextes éloignés, les données relatives aux approvisionnements sont encore saisies exclusivement sur support papier. Même au niveau des centrales d’achat médicales, les mécanismes de suivi reposent fréquemment sur des documents papier ou des tableurs. OpenBoxes permet aux organisations de suivre non seulement la consommation de chaque établissement au sein d’un réseau, mais également l’ensemble de la chaîne logistique interne à ce réseau, ainsi que les quantités nécessaires mais non encore satisfaites pour chaque structure. Ce niveau de détail des données permet d’améliorer la précision des prévisions et des achats, tout en facilitant l’identification des causes sous-jacentes des ruptures de stock.

OpenBoxes est utilisé par des ONG et des gouvernements dans 12 pays pour émettre des bons de commande, suivre les stocks et gérer la distribution des fournitures au sein des établissements de santé et des réseaux sanitaires. La solution permet aux organisations de santé de :

• émettre des bons de commande et produire des rapports sur l’historique des achats ;
• assurer le suivi des produits depuis la commande jusqu’à l’expédition, la réception et la facturation ;
• gérer les stocks, y compris le suivi des lots et des dates de péremption ainsi que la localisation des produits en entrepôt ;
• organiser la distribution vers et au sein des établissements de santé à l’aide de listes de stock personnalisées ;
• suivre les demandes de stock et calculer la demande réelle sur la base des données de requête ;
• générer des prévisions intégrant les commandes, les dates d’expédition prévues, les niveaux de stock et la demande ;
• se connecter directement à la base de données afin de développer et de diffuser des rapports personnalisés.

OpenBoxes est mis gratuitement à disposition de toute organisation qui en voit l’utilité. Partners In Health et le créateur du logiciel, Justin Miranda, consacrent également du temps à recueillir les retours de la communauté élargie et à fournir un soutien gratuit limité. PIH accompagne par ailleurs directement ses propres déploiements d’OpenBoxes dans six pays, ainsi que les mises en œuvre réalisées par Pivot, Health Equity International et le Ministry of Health and Social Services (MoHSS) de la Dominique. La mise en œuvre la plus ancienne d’OpenBoxes se trouve à l’Hôpital universitaire de Mirebalais, en Haïti, où le logiciel a été déployé à titre pilote dès 2012 et continue d’être utilisé à ce jour.

Malgré l’importance cruciale d’une gestion efficace des approvisionnements, il existe relativement peu de solutions abordables de systèmes d’information de gestion logistique (Logistics Management Information Systems – LMIS). De nombreuses solutions commerciales sont disponibles (SAP, Epicor, Navision), mais elles sont conçues pour des environnements d’entreprise et ne sont ni financièrement accessibles, ni suffisamment légères, conviviales ou adaptées aux spécificités du secteur de la santé. Dans l’écosystème open source, des solutions telles qu’OpenLMIS ou Odoo proposent des alternatives abordables et adaptées aux contextes à ressources limitées.  Il existe également de nombreuses applications de « dernier kilomètre » offrant un suivi simple des stocks via mobile ou destinées aux agents de santé communautaires et aux cliniques. OpenBoxes se distingue toutefois de ces solutions tout en les complétant. OpenBoxes a été spécifiquement conçu pour répondre aux besoins des grandes organisations de santé publique ou à but non lucratif disposant de structures centralisées. Il comble ainsi un vide entre les solutions de « dernier kilomètre » et les solutions d’entreprise commerciales. La plateforme est destinée à être utilisée au sein de réseaux centralisés d’hôpitaux et de cliniques publics ou associatifs. Elle intègre à la fois les fonctionnalités d’achat, de préparation et d’expédition nécessaires à une centrale d’approvisionnement médicale, ainsi que les fonctions de distribution requises pour un hôpital ou une grande clinique. Elle inclut également des capacités de calcul de la demande et de prévision simple, qui nécessitent habituellement des logiciels distincts. En tant que solution cloud intégrée, OpenBoxes est en mesure de répondre simultanément aux besoins d’une centrale d’achat médicale et de l’ensemble des hôpitaux tertiaires et de district d’un même réseau, tout en s’intégrant à des solutions de « dernier kilomètre » pour les établissements plus éloignés. Si la logistique du dernier kilomètre est essentielle et fait l’objet de nombreuses initiatives, OpenBoxes s’adresse en priorité aux responsables de la chaîne d’approvisionnement et aux planificateurs centraux au niveau national, qui ont un besoin crucial d’accès aux données et aux analyses pour remplir efficacement leurs fonctions, mais qui, trop souvent, disposent des mêmes outils limités que le personnel des établissements de santé isolés.